Etiqueta en las Reuniones de Negocios

ETIQUETA PARA LAS REUNIONES DE NEGOCIOS

Organizar una reunión semanal con todos los miembros del equipo es una oportunidad ideal para obtener ideas. Esta reunión empodera, hace sentir que su trabajo es importante, que son escuchados,  ayuda a que los demás integrantes se informen, entiendan y valoren el trabajo de sus compañeros; lo que permitirá aportar nuevas ideas y soluciones como equipo. Las reuniones deberían ser recurrentes y no sólo cuando hay algún problema dado que es la mejor forma de alcanzar metas, establecer retos entre los miembros del equipo (motivarlos) y celebrar juntos por los logros obtenidos.

En las reuniones de negocios debemos mostrar profesionalismo, seguridad, confianza para tener credibilidad frente a nuestros jefes, colegas, subordinados, clientes actuales y potenciales.

Todo lo anterior lo podemos lograr en forma eficiente si conocemos reglas simples de etiqueta para reuniones en los negocios para lograr una presencia ejecutiva positiva:

1. Reúnete con los demás antes de iniciar la reunión

Cuando te envíen la agenda y si tuvieras alguna consulta específica que creas que pueda retrasar la reunión puedes preguntarle a la persona encargada del tema antes de que la reunión se inicie.

Si sabes que no todos se conocen deberías presentarlos, siempre presenta mencionando a la persona de mayor rango primero ¨Paola, me gustaría presentarte a Juan García que es el nuevo jefe de marketing. Juan, Paola es la Gerenta de Sistemas¨

Si nadie te conoce busca a los demás y preséntate utilizando el nombre con el que te gustaría que te llamen.

2. Sé conciso

Di lo que tengas que decir en pocas palabras, no repitas las cosas ni proporciones información innecesaria (no marees ni hagas que los demás se duerman mientras hablas)

3. Si tú eres la persona con mayor rango jerárquico o el invitado debes de iniciar el saludo de mano

En los negocios el género es neutro. El invitado o el rango jerárquico más alto debe iniciar el saludo de mano primero, independientemente del género.

4. Siempre ponte de pie cuando te presentan o te presentas

Ponte de pie cuando te presentas y cuando das la mano. Si no te pones de pié puedes ser ignorado.

5. Llega a tiempo, sé puntual

Si llegas tarde harás que los demás pierdan su tiempo. No te resientas si nadie recapitula toda la reunión por tu tardanza, no tienen por qué hacerlo (tú estás en falta).

6. Siéntate de una forma apropiada

Ajusta la silla para que estés a la misma altura de los demás. Cruzar las piernas puede distraer a los demás. Cuando culmina la reunión y te pones de pie, asegúrate de dejar la silla en su lugar (y el sitio limpio).

Trata de ocupar sólo el sitio que se te asigna, no arrincones a los demás y ocupes la mitad de la mesa.

7. Vístete de acuerdo a la ocasión

Saber cómo arreglarse (peinado, maquillaje, ropa, accesorios) ayudará a mejorar tu credibilidad visual, caso contrario pueden ser detractores de credibilidad. Te recomendamos conocer los códigos de vestimenta según tu profesión y la formalidad e informalidad de las prendas y accesorios. Siempre consulta si hay en tu empresa un código de vestimenta y si vas de visita a otra empresa vístete un nivel más arriba que la contraparte.

8. Evita acomodarle la silla al invitado

Abrir y cerrar puertas y acomodar sillas puede verse bien en un entorno social conservador, pero recuerda que en los negocios el género es neutro, esas reglas debes dejarlas de lado.

9. Infórmate

Si te invitan a una reunión, prepárate antes de asistir. Pregunta por la agenda de la reunión y el contenido para saber en qué parte necesitan tu participación y sobre qué temas, debes prepararte para hacer preguntas y responderlas. Si hay algo que te preguntan y no sabes puedes decir algo como ¨en este momento no tengo el dato pero saliendo de la reunión lo reviso y se los envío¨ claro, puedes decirlo una vez como excepción, pero si en todas las reuniones dices los mismo definitivamente perderás credibilidad, confianza y profesionalismo. Si ese es tu trabajo deberías tener respuesta a todos los temas relacionados a este.

10. Tener una agenda estructurada

Si tú eres el responsable de la reunión debes tener una agenda. La agenda debería estimar los tiempos por cada tema y responsables, si sueles divagar en las reuniones busca a algún compañero que te apoye llevándote hacia la dirección apropiada.

Al finalizar la reunión podrías tener una lista de conclusiones, tareas pendientes, fecha de ejecución y responsables.

11. Habla fuerte, claro y a tiempo

Habla lo suficientemente alto como para que todos escuchen lo que estás diciendo. Inicia la reunión diciendo algún comentario significativo (que tenga sentido), de esta forma los demás ejecutivos que asisten a la reunión te sentirán más cercano.

12. Comprende las reglas que no estén escritas

Es mala educación interrumpir a los demás cuando están hablando, pero en algunas reuniones  debes de intervenir para que los demás puedan ser escuchados. Comprende las reglas para que la reunión sea productiva.

13. Puedes tomar agua o café pero evita comer otra cosa

Salvo que sea desayuno, almuerzo o cena de negocios, harás ruidos que llamen la atención y distraigan el enfoque de la reunión o harás que la sala huela a comida. Antes de retirarte de la reunión preocúpate por deja el sitio limpio, igual o mejor de cómo lo encontraste.

Recuerda acomodar la silla debajo de la mesa al retirarte.

14. No muestres tu celular durante la reunión

Guarda el celular no lo coloques en la mesa durante la reunión  pues te va a distraer si empieza a vibrar, emitir luces, o hacer ruidos. Chatear o navegar por internet es una falta de respeto hacia los demás asistentes y muestra desinterés.

Si sabes que vas a recibir una llamada importante a una hora determinada durante la reunión avisa al inicio y siéntate cerca a la puerta para que puedas salir sin incomodar o distraer a los demás.

15. No dejes todas las preguntas para el final

Realiza tus preguntas en el momento apropiado.

No preguntes ni añadas detalles que no necesitan ser añadidos cuando todos ya están listos para irse y la reunión va a culminar. Tú no quieres ser ESA persona.

Hemos tomado como fuente ¨The Essentials of Business Etiquette¨ de Barbara Pachter publicado en Business Insider, lo complementamos con nuestra experiencia y  los estándares y lineamientos en imagen laboral desarrollados por Institute of Image Training and Testing International (IITTI) –organización canadiense a la que estamos Asociados desde el 2014 – para proporcionarles recomendaciones sobre la correcta etiqueta en reuniones de negocios.

Esperamos que puedan aplicar estas recomendaciones en sus reuniones de negocios, si tienen alguna consulta pueden escribirnos a imagenpersonalyprofesional@gmail.com o staff@vanessasimonetti.com

Para saber quienes somos puedes acceder al siguiente enlace:  http://imagenpersonalyprofesional.com/quienes-somos/